Privacyverklaring.

1. Wie is verantwoordelijk?

Meterwise is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Meterwise
Appingedam, Nederland
E-mail: meterwise@outlook.com
Website: meterwise.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met Meterwise kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam, functie en bedrijfsnaam;
• zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
• adres- en factuurgegevens;
• gegevens die u invult via contact- of intakeformulieren;
• communicatie met Meterwise, afspraken en gespreksnotities;
• informatie die u verstrekt in het kader van een AI Governance Scan, training of adviesopdracht;
• technische gegevens over het gebruik van onze website, voor zover deze worden verzameld;
• documenten die u zelf aan Meterwise verstrekt.

Wij proberen alleen persoonsgegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij worden gebruikt.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Contact en aanvragen

Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij uw gegevens om uw vraag te beantwoorden, een afspraak te plannen of informatie over onze dienstverlening te verstrekken.

Uitvoering van opdrachten

Wanneer u klant bent, verwerken wij gegevens voor het uitvoeren van onze overeenkomst, bijvoorbeeld voor de AI QuickScan, AI Governance Scan, het AI Governance Program, daarmee samenhangende advieswerkzaamheden, trainingen en workshops, rapportages en evaluaties.

Offertes, administratie en facturatie

Wij gebruiken gegevens om offertes op te stellen, overeenkomsten uit te voeren, afspraken vast te leggen en te voldoen aan financiële en fiscale verplichtingen.

Verbetering en marketing

Wij kunnen informatie gebruiken om onze werkwijze, producten, vragenlijsten en dienstverlening te verbeteren. Waar mogelijk gebruiken wij hiervoor geanonimiseerde informatie. Wanneer u zich daarvoor aanmeldt, kunnen wij uw contactgegevens gebruiken voor nieuws en inhoudelijke updates. U kunt zich hiervoor altijd afmelden.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Meterwise gebruikt, afhankelijk van de situatie, een of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer verwerking nodig is om een overeenkomst uit te voeren of vooraf stappen te nemen.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de fiscale administratie.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor zakelijke communicatie, beveiliging, verbetering van de dienstverlening en het onderhouden van klantrelaties, voor zover uw privacybelang niet zwaarder weegt.
• Toestemming: wanneer de wet dit vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde marketing of cookies.

5. AI Governance Scans en adviesopdrachten

Bij de uitvoering van een AI Governance Scan of andere adviesopdracht kan Meterwise informatie ontvangen over medewerkers, leveranciers, gebruikers of andere betrokken personen. Meterwise verwerkt alleen persoonsgegevens die voor de opdracht noodzakelijk zijn.

Wij adviseren klanten om geen persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie aan te leveren wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor de opdracht. De organisatie die gegevens aan Meterwise verstrekt, blijft verantwoordelijk voor een geldige grondslag voor die verstrekking.

Wanneer Meterwise persoonsgegevens uitsluitend namens een klant verwerkt, kan Meterwise optreden als verwerker. In dat geval kan een verwerkersovereenkomst nodig zijn.

6. Gebruik van kunstmatige intelligentie

Meterwise kan digitale hulpmiddelen en AI-systemen gebruiken ter ondersteuning van werkzaamheden. Wanneer persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie met dergelijke systemen worden verwerkt, beoordeelt Meterwise vooraf of dit noodzakelijk en passend is.

Meterwise streeft ernaar om persoonsgegevens te minimaliseren, te anonimiseren of te pseudonimiseren voordat deze in externe systemen worden verwerkt, wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is. Gevoelige klantinformatie wordt niet zonder passende waarborgen aan externe AI-diensten verstrekt.

De uiteindelijke inhoudelijke beoordeling van adviezen en rapportages blijft bij Meterwise.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Meterwise deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer hiervoor een andere geldige grondslag bestaat.

Wij kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van leveranciers voor hosting, e-mail, boekhouding, online formulieren, agenda- en planningssoftware, cloudopslag, videobellen, betalingsverwerking, beveiliging en analyse van websitegebruik.

Wanneer een leverancier namens Meterwise persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig passende afspraken over de bescherming van deze gegevens. Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Meterwise gebruikt waar nodig passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Meterwise bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk en hanteert de volgende uitgangspunten:

• Contactaanvragen: in beginsel maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder verwijderen passend is.
• Offertes zonder opdracht: in beginsel maximaal 2 jaar na afloop van de offerte.
• Klant- en opdrachtdossiers: in beginsel maximaal 5 jaar na afronding, tenzij een langere termijn noodzakelijk is.
• Financiële administratie: zolang de fiscale wetgeving dit vereist.
• Governance Scan-documenten: niet langer dan noodzakelijk voor de opdracht en eventuele overeengekomen nazorg.
• Marketinggegevens: totdat u zich afmeldt of redelijkerwijs geen relevante relatie meer bestaat.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wettelijke verplichtingen zich daartegen verzetten.

10. Beveiliging

Meterwise neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Afhankelijk van de aard van de gegevens kunnen deze maatregelen bestaan uit sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie, beperkte toegangsrechten, beveiligde cloudopslag, versleutelde verbindingen, software-updates, beperkte bewaartermijnen, veilige verwijdering van bestanden en zorgvuldig leveranciersbeheer.

Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Meterwise evalueert daarom regelmatig of aanvullende beveiligingsmaatregelen nodig zijn.

11. Cookies

De website van Meterwise kan functionele en technische cookies gebruiken die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website.

Wanneer wij analytische of marketingcookies gebruiken waarvoor toestemming noodzakelijk is, vragen wij vooraf om toestemming. Wanneer Meterwise later aanvullende analysetools, advertentiediensten of trackingtechnologie gebruikt, wordt deze privacyverklaring en indien nodig het cookiebeleid daarop aangepast.

12. Uw privacyrechten

U kunt Meterwise verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van verwerking;
• overdracht van bepaalde gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar meterwise@outlook.com. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Niet ieder verzoek kan altijd volledig worden uitgevoerd; soms moeten wij gegevens bijvoorbeeld bewaren vanwege een wettelijke verplichting.

13. Recht om een klacht in te dienen

Wanneer u vindt dat Meterwise niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u eerst contact met ons opnemen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Minderjarigen

De dienstverlening van Meterwise is gericht op organisaties en zakelijke klanten. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder dat hiervoor een geldige juridische basis bestaat.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Meterwise neemt geen besluiten over personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor hen hebben, tenzij dit uitdrukkelijk anders is aangegeven en hiervoor een geldige juridische basis bestaat.

AI of automatische hulpmiddelen kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van analyses, maar de uiteindelijke professionele beoordeling blijft bij Meterwise.

16. Links naar andere websites

De website van Meterwise kan verwijzingen bevatten naar websites van andere organisaties. Meterwise is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken. Wij adviseren bezoekers om de privacyverklaring van deze websites zelf te lezen.

17. Wijzigingen

Meterwise kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op meterwise.nl. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij bestaande klanten hierover informeren.